Règlement intérieur de l'association

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association Les Trollistes, dont l'objet est un club de jeux de figurines.



Titre I : Membres



Article 1er - Composition

L'association des Trollistes est composée de membres adhérents.



Article 2 - Cotisation

Pour être membre adhérent il faut s'acquitter d'une cotisation annuelle qui donne droit d'être adhérent du 1er septembre au 31 août de l'année scolaire en cours et avoir 15 ans révolus.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année lors de l'Assemblée Générale.

Depuis l'année 2023, le montant de la cotisation est fixé à 15 euros.

Le versement de la cotisation doit être établi :
     – par virement Paypal ( à l'adresse trollistes86@gmail.com ) en précisant le nom du ou des adhérents concernés par ce paiement,
     – par chèque, à l'ordre de l'association Les Trollistes.

Toute cotisation doit être versée au plus tard 2 mois après l'Assemblée Générale ou bien 1 mois après son arrivée en cours d'année dans l'association.

Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d'année.



Article 3 - Admission de membres nouveaux

L'association Les Trollistes peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante :
     – s'inscrire sur le Forum de l'association
     – se présenter sur le Forum dans la section appropriée
     – s'acquitter de sa cotisation (cf. Article 2)

Toute personne souhaitant rejoindre l'association a droit d'effectuer 2 séances d'essai avant de devoir s'acquitter de la cotisation afin de pouvoir profiter pleinement des avantages de l'association.



Article 4 – Procédures disciplinaires

Avertissement

Les membres de l'association sont tenus de respecter les statuts et le présent règlement intérieur, ainsi que les consignes de sécurité.

A défaut, lorsque les circonstances l'exigent, l'association peut délivrer un avertissement à l'encontre d'un membre qui ne respecte pas les règles établies, dont l'attitude porte préjudice à l'association, ou encore qui refuse de payer sa cotisation, sans que cette liste soit limitative.

Cet avertissement est donné par le bureau de l'association. Les membres recevant deux avertissements seront soumis à une procédure d'exclusion, provisoire ou définitive, telle que décrite ci-après.

Exclusion de l'association

Un membre de l'association peut être exclu pour les motifs suivants, cette liste n'étant limitative :
     - non-paiement de la cotisation ;
     - détérioration de matériel ;
     - comportement dangereux et irrespectueux ;
     - propos désobligeants envers les autres membres de l'association ;
     - comportement non conforme avec l'éthique et les valeurs de l'association ;
     - non-respect des statuts et du règlement intérieur de l'association.

Cette exclusion sera prononcée par le bureau après témoignage du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée.

La radiation d'un membre peut intervenir, outre les cas susmentionnés, par décision motivée du bureau, pour des motifs graves et justifiés.

Toute agression , manque de respect, comportement ou communication portant atteinte à l'association pourra donner lieu à une poursuite judiciaire et à une radiation immédiate.


Titre II : Fonctionnement de l'association


Article 5 - Le Bureau

Le Bureau a pour objet d'organiser et de prendre les décisions importantes.

Le bureau est renouvelé chaque année à la suite d'un vote à main levée lors de l'Assemblée Générale. Les membres sortants sont rééligibles.

Il est composé d'au moins :
     - Un(e) président(e);
     - Un(e) trésorier(e).

Président

Le président représente l'association dans tous les actes de la vie civile. Il est investi de tous les pouvoirs à cette fin, tant en demande qu'en défense d'ordonner toutes les dépenses, de proposer le transfert du siège de l'association, de convoquer les Assemblées Générales et de présenter le rapport moral.

Le président de l'association est : Benoit Gauzin

Trésorier

Le trésorier tient les compte de l'association, décide des dépenses courantes et présente à chaque assemblée générale ordinaire un rapport financier.

Il est en charge de la gestion du patrimoine et de la comptabilité de l'association. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte de l'assemblée générale qui statue sur la gestion. Il effectue tous les paiements et perçoit toutes recettes.

Dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, le trésorier pourra disposer d'un mandat spécial afin d'effectuer les actes bancaires nécessaires.

Le trésorier de l'association est : Cédric Daviaud

Autres membres du Bureau

Tout adhérent peut demander de faire partie du Bureau, demande validée à la suite d'un vote à main levée lors de l'Assemblée Générale. Il peut avoir un rôle spécifique au sein de l'association (défini et accepté lors de l'Assemblée Générale) ou bien simplement participer aux décisions discutées et prises par le Bureau.

Les autres membres du Bureau sont : 
     - Pierre Pussault (Secrétaire)
     - Richard Hary (Responsable équipe ligue 40K)
     - (pas désigné à ce jour) (Organisateur tournoi).

Le Bureau se réunit sur convocation du président ou à la demande du quart de ses membres.

Les décisions sont prises à la majorité des voix; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.


Article 6 - Assemblée Générale Ordinaire

L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du Bureau, au début de l'année scolaire.

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du Président ou du Secrétaire par un message sur le Forum de l'association.

Les membres ont le devoir de signaler leurs présence ou leur absence, avec anticipation, à l'écrit en réponse à la convocation sur le Forum de façon formelle et sans justification obligatoire. Seuls les membres absents ayant respecté cette procédure sont dit « excusés ».

Un membre absent peut se faire représenter par un membre présent en lui transférant son pouvoir de vote. Il doit le communiquer au bureau avec anticipation, par écrit en réponse à la convocation sur le Forum et de façon formelle. Un membre présent ne peut représenter qu'un seul membre absent.

Lors de la tenue de l'assemblée générale ordinaire, sont présentés aux membres :
• le rapport moral de l'association, remis par le président ;
• le rapport d'activité de l'association, remis par le secrétaire général ;
• le rapport financier de l'association comprenant le rapport de la gestion et les comptes annuels, remis par le trésorier ;
• tout autre document que le bureau estimera nécessaire d'envoyer aux membres de l'association en vue de la préparation de l'assemblée générale.

L'assemblée générale est compétente pour :
• approuver le rapport financier ;
• fixer le montant des cotisations annuelles ;
• renouveler les membres du Bureau si celui-ci est institué ;
• délibérer les points inscrits à l'ordre du jour.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Toutes les délibérations sont prises à main levée.

Les décisions des Assemblées Générales s'imposent à tous les membres, y compris ceux absents ou représentés.


Article 7 - Assemblée Générale Extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande du quart de ses membres, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts, du règlement intérieur ou la dissolution de l'association.

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l'assemblée générale ordinaire.

Les délibérations sont prises à la majorité des membres adhérents présents.


Titre III : Activités et locaux de l'association


Article 8 – Canal de Communication

Le forum (https://trollistes.forumactif.com/) est le seul canal officiel validé par le règlement intérieur de l'association Les Trollistes.

Tous les membres, pour être adhérent, doivent être inscrits sur ledit forum.

Ils peuvent y retrouver toutes les informations relatives à l'association : localisation du club, règlement intérieur, convocation et compte-rendu des Assemblées Générales, organisation des séances, etc.

Toute décision en cours de discussion ou prise, qui concerne tous les membres de l'association, doit se faire obligatoirement sur le forum, avec un temps en amont suffisant, afin que tous puissent être au courant et participer le cas échéant.


Article 9 – Organisation d'une séance

L'association a un local privé dont les adhérents peuvent profiter 24/24h toute l'année selon les conditions établies par l'Article 9 du règlement intérieur de l'association Les Trollistes.

Un adhérent peut proposer une séance n'importe quel jour à n'importe quelle heure, à condition que la salle soit disponible. Aucune séance privée ne peut être organisée, toute séance doit être ouverte et proposée à tous les adhérents.

Pour qu'une séance soit valide un sujet spécifique doit être créé sur le forum de l'association, avec mention de la date et de l'heure de début de la séance.

Pour des raisons de sécurité (traçabilité et recensement des présents), de taille de la salle et de nuisance sonore, les places lors d'une séance sont limitées selon la répartition suivante :
     – 8 personnes à la table peinture
     – 8 personnes sur les tables de jeu

Ces limites peuvent être temporairement augmentées avec l'accord préalable de la majorité du Bureau.

Il faut également qu'une des personnes qui a actuellement la garde des clés soit disponible pour ouvrir et fermer le local.


Article 10 – Participation à une séance

N'importe quel membre peut participer à une séance selon les conditions établies par l'Article 10 du règlement intérieur de l'association Les Trollistes.

Pour participer à une séance spécifique un membre doit obligatoirement s'inscrire avec son compte personnel sur le sujet ouvert sur le forum pour la dite séance en précisant pour quelle activité il s'inscrit.

Si le nombre d'inscrits à la séance dépasse le nombre de places disponibles, les inscrits sont prioritaires selon les conditions suivantes (par ordre de priorité) :
     - être adhérent avec sa cotisation à jour
     - être adhérent avec sa cotisation pas encore à jour
     - ne pas être adhérent

En cas de priorité équivalente, les conditions ci-dessous s'appliquent :
     - Pour les tables de jeu, la table dont tous ses participants ont posté leur message d'inscription sur le sujet dédié du forum pour la       séance concernée et est complète en première est prioritaire.
     - Pour la table de peinture, les premiers participants à avoir posté leur message d'inscription sur le sujet dédié du forum pour la           séance concernée sont prioritaires.

Conformément à l'article 3, toute personne non adhérente a droit d'effectuer 2 séances d'essai avant de devoir s'acquitter de la cotisation afin de pouvoir profiter de la salle du club.

Si des personnes non adhérentes devaient venir participer de manière régulière ou occasionnelle à des séances, quelle qu'en soit la raison (événement spécial, préparation pour une compétition, etc.) , une demande écrite, justifiée et dans les formes doit être effectuée auprès du Bureau au moins 15 jours avant la date concernée, qui en retour doit étudier la demande et la soumettre au vote pour approbation. Pour que celle-ci soit soit acceptée, elle doit obtenir la majorité des voix.


Article 11 – Ouverture ou privatisation exceptionnelle

La salle de l'association peut être ouverte ou privatisée à titre exceptionnel, pour l'organisation d'un événement ou d'un stage par exemple.

Pour qu'une telle ouverture ou privatisation exceptionnelle soit valide, une demande écrite et dans les formes doit être effectuée au près du Bureau au moins 2 mois avant la date concernée, qui en retour doit étudier la demande et la soumettre au vote pour approbation.

Pour que celle-ci soit soit acceptée, elle doit obtenir la majorité des voix.


Article 12 – Clés de la salle

La salle mise à disposition pour l'association, est verrouillée par des clés.

Une séance ne peut donc être validée qu'à condition qu'un membre ayant accès aux clés soit disponible pour la dite séance afin d'ouvrir et fermer la salle.

Les clés ne peuvent être confiées à une personne que sous les conditions suivantes :
     – que ce soit un adhérent de l'association,
     – qu'il ai été approuvé par la majorité des membres du Bureau suite à une demande écrite.

Il est interdit de faire une copie des clés sans l'accord préalable et écrit de la majorité des membres du Bureau.


Article 13 – Matériel associatif

La mairie de Fontaine-le-Comte met à disposition à l'année une salle privative pour l'association Les Trollistes où les membres adhérents peuvent y pratiquer leurs activités en lien avec l'association.

En devenant adhérent, les membres s'engagent à respecter le local dans son intégralité. Les tables et chaises doivent être remises dans leur emplacement initial. L'entretien de la salle, par tous les membres, doit être fait régulièrement et correctement pour les maintenir en bon état de propreté (passer l'aspirateur, vider les poubelles, nettoyer le frigo, les tables, etc.).

Dans ce local, l'association y stocke et y met à disposition pour ses membres, du matériel : tables, chaises, meubles, frigo, décors, figurines, livres, etc (liste non exhaustive).

En devenant adhérent, les membres s'engagent à respecter tout ce matériel mis à disposition par l'association et à en prendre soin lors de son utilisation mais également à tout matériel amené par un autre membre.

Si un adhérent dégrade ou casse un bien de l'association, il se doit de réparer, remplacer ou dédommager ledit bien.

Si un adhérent abîme ou casse un bien d'un autre membre, ledit propriétaire est en droit d'exiger réparation ou compensation du dit bien.

Les besoins des jeux évoluant au fur et à mesure des années, il est possible de faire évoluer le matériel associatif mis à disposition. Cependant, un accord préalable et écrit de la majorité des membres du Bureau doit être obtenu avant toute modification.


Article 14 – Consommation de tabac et de produits stupéfiants

La loi N° 91-32 du 10 janvier 91 (loi Evin) interdit la consommation de cigarettes dans les lieux publics. La cigarette et la cigarette électronique sont interdites dans les locaux de l'association.

L'article L 628 du code pénal interdit toute consommation de produits stupéfiants. Tout produit stupéfiant est donc interdit dans les locaux, ainsi qu'aux abords immédiats de la structure.


Article 15 – Déontologie et savoir vivre

Toutes les activités de l'association doivent se pratiquer dans un esprit d'ouverture, de respect et de tolérance. Tout comportement contraire à l'éthique et aux valeurs de l'association pour être soumis à une radiation ou à des poursuites.

Par ailleurs, il ne doit faire état de religion, de politique ou de discrimination quelle qu'elle soit.

Les membres s'engagent à demeurer modérés, consciencieux, calmes et neutres sur le plan politique, philosophique ou religieux, et à ne pas faire état de leur préférences, croyances et idéaux.

Les membres s'engagent à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l'association et/ou aux autres membres. Ils s'engagent également à ne pas porter atteinte à autrui par des propos ou comportements inappropriés ou interdits par la loi.

Lors d'un événement, extérieur ou organisé par l'association Les Trollistes, tout membre adhérent y participant s'engage, en tant que représentant de l'association Les Trollistes, à avoir un comportement respectueux et approprié envers autrui, mais également à respecter l'image de l'association (nom, charte graphique, logo, principes moraux, etc.) afin de ne pas entacher la réputation de celle-ci.


Article 16 – Nourriture et boisson

L'association Les Trollistes propose à la vente de la nourriture et des boissons lors de ses séances. Seule la vente de boissons sans alcool est autorisée par l'association.

Les prix de vente sont fixes et sont les suivants :
     – bouteille d'eau : 0,5€ pièce
     – autre boisson autorisée : 1€ pièce
     – confiserie : 0,5€ pièce

Le paiement se fait par le versement de la somme due directement dans la caisse de l'association. Il est tenu à chaque membre de surveiller cette caisse et les transactions financières.

L'état des stocks est également à la charge de chaque membre adhérent. Si des boissons et/ou confiseries viennent à manquer, n'importe quel adhérent se doit d'aller faire des courses qu'il se fera rembourser auprès du Président ou du Trésorier en lui fournissant un ticket de caisse ou une facture comme justificatif.



Titre III : Activités et locaux de l'association


Article 17 - Dispositions diverses

Le règlement intérieur de l'association Les Trollistes est établi par le Bureau.

Il peut être modifié par le Bureau, sur proposition du Bureau ou d'un quart des membres lors d'une Assemblée Générale.

Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l'association sur le forum sous un délai de 30 jours suivant la date de la modification.

Fait à Poitiers le 14 septembre 2023

Le président, Benoit Gauzin.