Organisation d'événements en 2024 et 2025

Chers amis Trollistes,

Comme vous le savez, il avait été convenu lors de l'AG que nous organisions a minima un tournoi 40k au mois de Mai 2024 dans la complexe des châtaigniers.

Suite à des discussions avec la mairie de la commune en décembre-janviers, nous avions appris que la grande salle allait être en travaux à partir de Mars-Avril. Rien n'était signé, mais il était compliqué pour nous de nous projeter et préparer tout un événement qui avait de forte chance de ne pas avoir lieu.

Nous avons reçu pas plus tard qu'hier un e-mail de la mairie nous indiquant que la salle était préréservée pour nous le week-end du 18 et 19 Mai 2024 (oui, dans seulement un mois).

De plus, ils nous demande de leur donner nos dates de réservation pour 2025 avant le 30/04 (12 jours).

Il va falloir que nous soyons très réactifs sur les deux points.

Organisons-nous quelque chose cette année à un mois de l'échéance ? (pas forcément tournois, mais vu la dimension de la salle il faudrait un peu de monde)

Faisons nous quelque chose en 2025 et sur quelles dates ?

Pour moi cette année on peut juste proposer aux associations du coin de passer faire coucou, accès libre table et décors, ceux qui veulent/peuvent proposer des initiations, ceux qui préfèrent jouer entre eux pour sortir des trucs différents également. Juste mettre en place une buvette simple cette année, boissons/café/barre chocolatée.

Pour 2025 je reste sur une idée de plutôt faire une convention jeux de figurines qu'un tournoi qui n'implique pas assez de membres.

Voilà pour mon avis ^^

Pierre a écrit:

[...]Nous avons reçu pas plus tard qu'hier un e-mail de la mairie nous indiquant que la salle était préréservée pour nous le week-end du 18 et 19 Mai 2024 (oui, dans seulement un mois).

Non. Dans le mail reçu, la mairie nous demande de choisir un des deux créneaux que nous avions réservés l'an dernier.

A savoir, le week-end du 18-19 mai OU celui du 25-26.

Waadzefeuk a écrit:

Pierre a écrit:

[...]Nous avons reçu pas plus tard qu'hier un e-mail de la mairie nous indiquant que la salle était préréservée pour nous le week-end du 18 et 19 Mai 2024 (oui, dans seulement un mois).

Non. Dans le mail reçu, la mairie nous demande de choisir un des deux créneaux que nous avions réservés l'an dernier.

A savoir, le week-end du 18-19 mai OU celui du 25-26.

Ah merci pour la correction, j'avais mal compris.

Bon, je donne mon avis qui sera une synthèse de mes échanges discord :

On a seulement 1 mois pour organiser qqch pour 2024. C'est trop court pour faire un truc bien.
Pour 2025, on propose des projets et on fait un vocal discord pour mutualiser les propositions et choisir une date. Se retrouver tous à l'asso en moins de 10 jours sera impossible. Il faut par contre trouver une date pour le vocal avant le 30/05. Je peux me rendre dispo à peu près n'importe quel soir si nécessaire.

Je ne suis pas pour organiser un truc avec les autres asso en 2024. Non pas que je n'en ai pas envie, mais l'expérience autant chez nous que chez les autres assos du coin a démontré que ce genre d'événement marchait mal, surtout si les invités ne sont pas prévenu suffisamment à l'avance. En plus nous risquons d'avoir quelques joueurs qui sont généralement impliqués dans l'asso qui seront accaparé sur un autre tournoi à la même période.
Je veux bien m'impliquer dans l'orga seulement si en aujourd'hui (et pas demain) vous pouvez m'assurer qu'on aura au moins 15 personnes de l'extérieur de présentes.

Pour en revenir à 2025, quelque soit ce qui sera organisé, j'aimerais que l'ensemble de l'asso soit impliqué. Pour info , lors de notre match retour de ligue le week-end dernier l'asso des Grimoire était vraiment très présente sur l'orga alors que certains n'étaient pas intéressés par le jeu en ligue. C'était très plaisant et très bien géré.
J'aimerais qu'on arrive à avoir un fonctionnement similaire.
Personnellement pour cette date je me proposerai en orga jeu/buvette, quelque soit les jeux pratiqués.

Aller, point de vue perso.

Pour cette année, je ne vois pas trop quoi faire en aussi peu de temps .
L'idée d'une ''salle ouverte'' jeu de fig n'est pas si mal car n'implique pas de préparation.

Cependant est-ce bien légitime de bloquer cette grande salle pour un truc à la va vite sans aucune assurance que la salle soit vaguement occupée.

Pour 2025, par contre il y a effectivement moyen de préparer un truc plus sympa.

Je serais plus sur l'idée d'une convention jeu de fig où il est possible d'orienter les activités sur plusieurs axes:

- du jeu libre
- des démos
- des grosses parties/parties scénarisées
- des petits tournois

Cela permet à un peu tout le monde de s'y retrouver en terme d'attrait.

Je rejoins les avis précédents : en un mois, pas possible d'organiser et de faire la promo d'un quelconque événement.

Aussi, monopoliser le complexe entier tout un week-end pour potentiellement pas grand-monde, je pense également que cela ne le fait pas trop.

Autant se consacrer à préparer un truc un peu plus chiadé pour 2025.

Il faudrait donc se concentrer sur 2025. Est-ce que la Mairie nous garantie l'accès à la salle ou nos refera le coup des travaux fantômes ?

Pour faire une réunion vocale discord je vous propose mercredi 24 au soir. Au minimum pour définir la date et au mieux définir quelques axes d'orientation majeurs.

Pierre a écrit:

Il faudrait donc se concentrer sur 2025. Est-ce que la Mairie nous garantie l'accès à la salle ou nos refera le coup des travaux fantômes ?

Pour faire une réunion vocale discord je vous propose mercredi 24 au soir. Au minimum pour définir la date et au mieux définir quelques axes d'orientation majeurs.

Il semblerait que la mairie ne nous propose que la salle de la Feuillante, à la location, pour 2025, au vu des documents à remplir que j'ai reçus.

Les travaux évoqués pour le complexe des Châtaigniers auront peut-être finalement lieu l'an prochain. Faudrait se renseigner en appelant la mairie.

Un peu en retard ici, mais je reviens avec deux infos :

- Le grand complexe des châtaigniers doit être dispo en 2025. Fin des travaux prévu en décembre 2024

- Réunion ce soir sur le salon vocal "général" du discord pour tous ceux intéressés par l'organisation de l'événement en 2025. Heure à préciser entre 20h30 et 21h00. Il faudra en priorité définir la date de l'événement pour la donner à la mairie avant le 30/04. Pour rappel voici le lien : Discord des Trollistes

Pas disponible mais mon avis c'est une convention figurine oui avec ou sans tournoi mais pour ma part je souhaite me consacrer uniquement à la partie convention.

Bilan de la discussion Discord du 24/04 :

Présents :
- Pierre
- Titoulam
- Vindelle
- Xato
- Petite barique
- Dodo l'asticot

Points avancés :

- Réservation en octobre 2025 (idéalement 2ème moitié). Dates choisie en fonction de la saturation des tournois 40k sur les autres périodes de l'année et en fonction des dispo des joueurs de ligue pour organiser l'événement.
- Equipe ligue organise un tournoi 40k (40 à 60 joueurs, 1v1, organisé avec la FEQ) dans la grande salle
  - Prix de tournoi et prix de peinture 40k seront dissociés
  - Tournoi en convention WTC
- Xavier se positionne sur un événement AOS (jeu libre ou tournoi à préciser)
- Nico et Geoffroy nous font leur proposition pour une convention de jeu
- Le nombre des participants à chaque pôle devra être arrêté au moins 6 mois à l'avance afin de définir la répartition des espaces
- Pierre (moi) se positionne sur le global orga + aide tournoi 40k, présent en buvette et repas (mais besoin d'aide sur les repas car ce n'est pas point fort)

Je vous laisse répondre sous ce compte rendu avec le bilan de vos discussion de jeudi soir. Nous envoyons un e-mail à la Mairie vendredi au plus tard pour demander les dates de réservation du complexe des châtaigniers.

Pour une convention je trouve que mai/juin serait plus sympa. Ce qui serait bien c'est également d'anticiper la faisabilité d'organiser un tournoi de 40/60 joueurs, quand je vois l'état des décors disponibles, les finances du club ne pourront pas financer autant de table, également combien de bénévoles seront disponibles pour la partie tournoi ? Pour moi la priorité c'est de redonner au club une vie associative et de faire découvrir le jeu de fig a un maximum de monde et de faire découvrir le club.

Pour répondre à tes questions :

- Les décors sont gérés par l'équipe de ligue 40k avec l'aide des associations de l'ouest avec qui nous avons de bonnes relations.
- Aucun investissement supplémentaire en décors n'est prévu (mais on aimerais bien recevoir notre commande passée en Novembre).
- Nous sommes entre 2 et 4 bénévoles sur la partie 40k (2 sûr, 2 à confirmer).
- Octobre nous le proposons pas pour le côté sympa mais pour un soucis d'organisation, disponibilité des bénévoles et des joueurs des différentes associations. De manière générale nous remarquons aussi que notre asso est plus active de septembre à novembre.

Quelques nouvelles de la Mairie de notre président :

- La réservation de la salle de la feuillante a été demandée pour Mai 2025
- La réservation du complexe des chataigniers a été demandée pour Octobre 2025

La Mairie nous a répondu que le complexe n'était pas réservable sur 2025 en raison des travaux (bien que ceux-ci soient supposés se terminer en fin d'année 2024).
Je pense qu'ils préfèrent sécuriser un risque de glissement des travaux en ne prenant aucune réservation pour l'année 2025.
Cela signifie aussi que si les travaux se déroulent comme convenu, ils pourraient éventuellement ouvrir aux réservations en début d'année 2025, dans ce cas là, si un gros événement est toujours d'actualité chez nous, il faudra que nous soyons très réactifs.

Dans le cas ou nous n'aurions que la salle de la feuillante en Mai 2025, voulez-vous organiser une convention de jeux dans cette salle ?