Une Convention figurines sur Poitiers

Dommage qu'en ce moment je ne puisse faire quoi que ce soit.. Même pas le temps de retourner au club..
Bref, je vais vous donner aussi des titres pour l'évènement :
- La riflette pictonne
- Figs Osts
- Figshock
- Baroud d'honneur...

Voilà par la distance ma maigre contribution..

Moi aussi pour mettre ma maigre pierre à cet édifice même si je n'ai pas le temps de passer au club :

1) le club des trois
2) le triumvirat (un peu ronflant quand même   )

Pour le nom:

- La conv' pictave
- Jouez le jeu !
- Triplette de Poitiers
- la 1ère relance Pictave
- Le bon, la brute et le truand (vu qu'il y a 3 assos... Et 3 jeux !)
- "comment se faire rouler dessus avec le sourire"

Petites questions concernant Warmachine, vous jouez à quel format ? 35 ou 50 ? (que je planifie niveau peinture...)

Bon, de mon côté je n'ai que "Picto Wars" qui me vient en tête pour le moment ....

Mes propositions :
De Sang et d'Acier
War Maestro
Ludus Magnus
Ars Belli
Alea Jacta Est

Je rajouterais aussi l'année d'édition derrière le nom choisi (pas exemple : Ars Belli 2015).

Je ferai un petit récapitulatif des idées soumises sur les trois forums dans les prochains jours en proposant à tous de voter pour ce qu'il préfère. On se fera ensuite une petite réunion multi-associative en reprenant le nom qui aura ainsi été choisi. Donc si vous avez des propositions à soumettre in extremis, hâtez-vous.

Voici donc les diverses propositions qui ont été faites en tant que noms possibles pour la convention. Amis, c'est désormais à vous de voter pour le nom qui vous semble le plus propice. Je rapporterai le décompte des suffrages à partir des votes formulés sur l'ensemble des forums des trois associations.

1) "Waaaaaaagh !"
2) "Triolisme"
3) "WARMANIA"
4) "Multivers"
5) "Petites guerres"
6) "Jeux en folie"
7) "jeux joue"
La riflette pictonne
9) Figs Osts
10) Figshock
11) Baroud d'honneur
12) le club des trois
13) le triumvirat
14) La conv' pictave
15) Jouez le jeu !
16) Triplette de Poitiers
17) la 1ère relance Pictave
18) Le bon, la brute et le truand (vu qu'il y a 3 assos... Et 3 jeux !)
19) "comment se faire rouler dessus avec le sourire"
20) Picto Wars
21) De Sang et d'Acier
22) War Maestro
23) Ludus Magnus
24) Ars Belli
25) Alea Jacta Est
26) Pictavian Wargaming Convention
27) Pictavian Wargame Assembly
28) Wargamers Assembly

Ensuite, il faudrait que l'on attribue des volontaires à chacun des trois pôles concernés par l'événement (Infinity, Warhammer Battle, Warmachine), ainsi qu'à un "quatrième pôle" qui serait constitué par les activités satellites que nous souhaitons ajouter à ces trois pôles (atelier peinture, stand Malifaux, stand décors, etc.). Donc ceux qui sont partants pour s'occuper d'un pôle ou d'un autre à la fois sur le plan de la conception, sur celui des démarches à opérer et enfin sur celui de la mise en place sont les bienvenus pour s'avancer.

Enfin, il faudrait que nous organisions une nouvelle réunion multi-associative afin d'avancer sur la phase d'organisation de l'événement, de mettre en place une liste des tâches à accomplir, avec dates limites, ainsi qu'une liste des personnes prêtes à s'en charger. Je vous propose que nous nous réunissions mercredi 11 mars, en soirée (20h00 ?), à cette fin. Cette date conviendrait-elle aux uns et aux autres (qui seraient donc prêts à être des nôtres, pour le coup) ?

Pour ma part ça serait : "La conv' pictave"

I'm in.

Je vote pour les choix 25 et 28. Voilà pour moi.

Panda no Oni a écrit:

...il faudrait que l'on attribue des volontaires à chacun des3 pôles concernés par l'événement [...] un "quatrième pôle" qui serait constitué par les activités satellites que nous souhaitons ajouter à ces trois pôles (atelier peinture, stand Malifaux, stand décors, etc.).

Volontaire pour m'occuper du 4° pôle !  

Panda no Oni a écrit:

Enfin, il faudrait que nous organisions une nouvelle réunion multi-associative [...] Je vous propose que nous nous réunissions mercredi 11 mars, en soirée (20h00 ?), à cette fin. Cette date conviendrait-elle aux uns et aux autres (qui seraient donc prêts à être des nôtres, pour le coup) ?

Dispo pour le rdv du 11 Mars, à 20h00 !

Mon vote:
5) "Petites guerres"

J'aime le 26.

J'aime bien "Petites guerres" mais il me semble qu'une convention s'appelle déjà comme ça ???

Sinon après par ordre 14,20 et 10

A part ça, normalement dispo pour m'occuper du pôle Malifaux avec de la démo, possibilité d'installer des tables de jeu libre ou bien avec des scénar particuliers (golden piglet, carver.....)
Possibilité aussi d'organiser un petit tournoi d'une dizaine de personnes s'il y a des intéressés, nous ne prenons pas bcp de place ! ^^

J'essaierai d'être dispo pour la réunion du 11 Mars

Idem, dispo pour la section Malifaux si besoin est.

La conv' pictave, cela fait moins guerrier et plus grand public.

Je ne peux pas m'engager à être présent, ma soutenance devant être faite à cette période mais pas encore fixé!
Quand j'en saurais plus, je pourrait vous dire si je peux vous donner un coup de main.

La 14 pour moi.

Si cela convient à tout le monde, je vous propose donc que nous nous réunissions le mercredi 11 mars à 20h00 au bar Le Gazette qui jouxte le palais de justice de Poitiers.

Panda no Oni a écrit:

Si cela convient à tout le monde, je vous propose donc que nous nous réunissions le mercredi 11 mars à 20h00 au bar Le Gazette qui jouxte le palais de justice de Poitiers.

ok pour moi !

Bonjour à tous,

Voici donc le compte-rendu de la réunion du 11 mars (qui arrive un peu tard, je m'en excuse. Il se trouve que je suis un peu débordé en ce moment).

Nous avons discuté de nombreux sujets, mais l'objectif était essentiellement de fixer une liste des tâches à accomplir pour l'organisation de la convention multi-figurines que nous cherchons à organiser conjointement. Voici, en bloc, la liste des actions qui nous semblent les plus importantes à accomplir :

- Faire une reconnaissance de la salle des Châtaigners, pour voir combien de tables on peut y placer (ou se procurer un plan auprès de la mairie)
- Faire la liste des volontaires relatifs à chaque pôle d'activité (avec un coordinateur pour chaque pôle ?) :
- Réaliser site web où nous puissions discuter (+boîte mail), + réseaux sociaux :
- Contacter les éditeurs des jeux (Infinity, Warhammer Battle, Warmachine, Malifaux?)
- Faire un programme de l'événement
- Faire un budget
- Faire des fiches profils de chaque événement (avec les besoins en matériel, main d'oeuvre, budget) :
- Contacter les associations, intervenir sur les forums (faire une liste des espaces médiatiques à investir dans cette perspective)
- Faire un bilan des financement qu'on peut obtenir pour l'événement
- Faire une liste du matériel à récupérer (liste de ce qu'on a, liste de ce qu'il faut ; et parmi ces derniers, de ce qu'on peut obtenir gratuitement, de ce qu'on doit acheter)
- Création des médiums de communication
- Etablir une liste des hébergements possibles pour les joueurs, créer un plan hébergement
- Réunion trésoriers ?
- Création d'un groupe Facebook dédié aux organisateurs (« Ordo Gazettum »)
- Demander à un juriste pour problèmes éventuels liés au nom Wargamers Assembly
- Demander disponibilités du stade de Fontaine pour activités ponctuelles en extérieur

Cette liste de tâches à accomplir s'est alimentée d'un certain nombre de problématiques auxquelles il nous a semblé essentiel de nous confronter au plus vite. La première de ces problématiques se rapporte au nom.

Pour ce qui est du nom, un certain nombre de propositions ont été formulées, et un vote a pris place. En voici le résultat :

Fig Osts – 1 vote
La Conv' pictave – 2 votes
Alea Jacta Est – 1 vote
Wargamers Assembly – 3 votes
Petites guerres – 2 votes
Pictavian Wargaming Convention – 2 votes
Picto Wars – 2 votes
Pictavian Wargamer Assembly 1 vote
Baroud d'honneur – 1 vote
Figshock – 1 vote

Il semblerait que Wargamers Assembly soit notre vainqueur, mais nous craignons que cela pose des problèmes de droits avec un événement poitevin bien connu. Nous avons donc demandé à un spécialiste en droit qui nous a conseillé de remanier un peu le nom afin d'être sûr de ne courir aucun risque. Deux propositions ont ainsi été formulées : « Wargaming Assembly » et « Wargame Assembly ». La question est désormais de savoir si nous optons pour l'une de ces deux formulations, si nous nous tournons plutôt vers les autres propositions qui ont été faites et qui ont recueillies 2 votes (qui arrivèrent donc à ex aequo en seconde place lors du vote), ou si nous cherchons une autre alternative (il faudrait alors que quelqu'un ait une illumination très très très vite). La question me semble extrêmement urgente car l'absence d'un nom entrave un certain nombre d'autres démarches liées à l'organisation, et surtout à la communication.

Autre tâche urgente : fixer une liste des volontaires prêts à participer à l'organisation des différents pôles d'activité. Nous avons établi une liste de six « pôles » entre lesquels les équipes devraient de répartir pour parvenir à ce que l'événement soit organisé de manière efficace. Les pôles ne sont pas étanches les uns aux autres, chacun est libre de s'inscrire dans plus de l'un d'entre eux, mais ne surestimez pas vos disponibilités, s'il vous plaît, nous aimerions savoir sur qui nous pouvons compter.

Je vais placer ici une liste des divers pôles et y inscrire les noms des volontaires à mesure que ceux-ci se présentent. Il va de soi que l'événement dans sa forme achevée sera d'une qualité proportionnelle au nombre de volontaires participant à son organisation. Une fois que suffisamment de volontaires se seront présentés, chaque équipe aura pour responsabilité spécifique de prendre en charge l'organisation de son pôle en relation avec le comité général d'organisation (auquel tous peuvent participer) qui continuera à superviser l'organisation globale de l'événement.

Pôle 1 : Infinity

- Yoan (Strategos)
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Pôle2 : Warhammer Battle

- Florian (Ordalie)
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Pôle 3 : Warmachine

- Paul (Ordalie)
- Dominique (Ordalie)
- Mathieu (Strategos)
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Pôle 4 : Stands divers

- Matsou Louis (Trollistes)
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Pôle 5 : Communication

- Yoan (Strategos)
- Armand (Trollistes, web design)
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Pôle 6 : Vie quotidienne (repas et buvette)

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Voilà pour la liste. Je m'excuse si le nom de certaines personnes qui s'étaient d'ores et déjà manifestées a disparu de la liste, le fichier dans lequel j'avais noté ma précédente liste connu hélas le trépas lors d'une malencontreuse panne d'ordinateur. Veuillez vous manifester de nouveau si tel est le cas. Je ne vous boude pas, c'est promis.

Il est à noter que les membres de Strategos semblent être très mobilisés autour du pôle Infinity et que ceux-ci ont d'ores et déjà effectué un certain nombre de démarches.




Nous avons aussi évoqué diverses possibilités en matière de stands entrant dans la catégorie « divers ». En voici la liste qui s'ajoute à celle que nous avons déjà établie lors de la réunion précédente. Il faudra que nous votions sur lesquels de ces stands nous souhaitons effectivement voir mis en place car ceux-ci commencent à s'accumuler.

Stands possibles supplémentaires : Heroclix, Stand Impétus, Lanciers picaves, Jeux de figurines grandeur nature Avaleïa, Peintre Vlad,  Démo Foyer du Porteau combat à l'épée médiéval, Créateur du jeu Fury venant faire une démo, Stand Malifaux, Lice GN sur le stade de Fontaine le comte ?

Une idée qui a semblé séduire les organisateurs présents fut celle de l'organisation d'un « Off » dans la soirée du samedi 24. Il s'agirait de faire en sorte que les tournois se terminent vers 19h00-20h00 pour que, dans la soirée, des activités moins contraignantes soient organisées pour le public présent. Cela pourrait avoir un impact sur l'organisation des stands dits « divers » puisque nous pourrions loger ici certaines activités qui ne possèderaient pas un stand permanent.

Concernant les frais d'inscription, nous avons songé à  20 euros 3 repas compris + petit déjeuners compris, mais cela nous a semblé un peu bas. Il est vraisemblable que ceci soit revu lors de notre prochaine réunion.

Vous l'aurez compris, de nombreux sujets restent à aborder et nous organiserons vraisemblablement une autre réunion dans un futur proche. D'ici là, je vous invite à exprimer votre avis au sujet de la question du nom de l'événement et à vous faire connaître en tant que volontaire si vous souhaitez nous aider à organiser cette manifestation qui semble susciter l'enthousiasme général.

Panda no Oni a écrit:

- Faire un budget
[...]
- Faire un bilan des financement qu'on peut obtenir pour l'événement
[...]
- Faire une liste du matériel à récupérer (liste de ce qu'on a, liste de ce qu'il faut ; et parmi ces derniers, de ce qu'on peut obtenir gratuitement, de ce qu'on doit acheter)

2 petites questions :

- Si pas de financement, quid du budget ? Annulation de la manif ou bien chaque asso devra mettre la main à la poche ?

- J'ai vu sur un autre forum que pour le stand Infinity, ils prévoyaient de faire venir quelqu'un de Lyon pour gérer le truc. Budget prévisionnel entre 150 et 250€ en fonction de si le gars vient en voiture ou en train. Ça fait pas un peu beaucoup pour une première édition d'une manifestation dont on ne connait pas encore quel sera le taux de fréquentation ?

Wargamers Assembly alors qu'il y a la Gamers Assembly aussi dans la région, cela fait un poil redondant peut-être ?

Après je n'ai pas été à la réunion, donc on s'en fout peut-être.

Ce sont autant de choses dont on peu discuter, lors de la prochaine réunion, Wadzefeuk, mais l'idée de base est que les associations mettraient la main à la poche pour les diverses dépenses à effectuer (quitte à réduire nos ambitions si nécessaire). Les financements seraient des bonus.

Panda no Oni a écrit:

[...]mais l'idée de base est que les associations mettraient la main à la poche pour les diverses dépenses à effectuer (quitte à réduire nos ambitions si nécessaire). Les financements seraient des bonus.

Ouais, ça change pas mal de trucs, ça...

Pour être franc, ce genre de convention, à titre personnel, ne m'intéresse pas plus que ça mais si en plus c'est aux différentes associations de sortir le porte-monnaie...

S'occuper d'un stand ? Pas de souci. Ne pas faire de bénéfices ? On n'est pas là pour ça. Potentiellement perdre de l'argent ? Pas d'accord.

On va d'abord en discuter entre membres du bureau pour voir si au final, les Trollistes s'associeront ou pas à cette convention.

Après, si l'avis est négatif, rien n’empêchera les gens du club d'y participer bénévolement en leur nom propre.

Je pense qu'effectivement il faudrait clarifier tout de suite la question de budgétisation de cet événement .

Perso l'idée me plait toujours mais il faut très vite éclaircir ce point pour éviter toute grosse déconvenue.

C'est pour ça qu'avoir une idée des financement extérieur possible en premier lieu serait judicieuse.

Oui, c'est exactement ça : le problème est pris à l'envers.

Il faut d'abord savoir si il y aura des financements et, éventuellement, ce que chaque asso est prête à mettre dans le pot commun avant de décider quoi que ce soit quant aux activités proposées.

Pareil pour moi!
Même si je trouve très intéressant l'idée d'une telle convention à Poitiers je ne pense pas que ça soit aux associations de la financer, en tout cas pas à cette hauteur, d'autant que de telles dépenses n'ont pas forcément été prévues dans les budgets qui ont été votés.

Le mieux serait que la convention fonctionne autant que possible en autonomie, même si c'est plus facile à dire qu'à faire j'en suis bien conscient.
Peut-être que voir plus petit pour commencer serait mieux ?